Sơ đồ khối và lưu đồ: vẽ sao cho người khác đọc được

Sơ đồ là thứ người chấm nhìn để hiểu nhanh hệ thống của bạn. Một sơ đồ tốt tiết kiệm cho họ mười phút đọc chữ.

Ngược lại, sơ đồ rối thì họ không hiểu — và không hiểu thì không đánh giá cao được, dù bạn làm tốt tới đâu.

Chọn đúng loại sơ đồ

• Sơ đồ khối — thể hiện các thành phần của hệ thống và quan hệ giữa chúng. Dùng để giới thiệu tổng thể.
• Lưu đồ thuật toán — thể hiện trình tự xử lý và các nhánh rẽ. Dùng cho một quy trình cụ thể.
• Sơ đồ tuần tự — thể hiện trao đổi giữa các bên theo thời gian.
• Sơ đồ quan hệ dữ liệu — thể hiện các bảng và liên kết.
• Sơ đồ nguyên lý — với mạch điện, dùng ký hiệu linh kiện theo tiêu chuẩn.

Lỗi hay gặp: dùng lưu đồ để mô tả kiến trúc hệ thống, hoặc dùng sơ đồ khối để mô tả thuật toán. Sai loại thì sơ đồ không trả lời được câu hỏi người đọc đang có.

Quy tắc về mức chi tiết

Đây là quyết định quan trọng nhất khi vẽ sơ đồ, và cũng là chỗ sai nhiều nhất.

Một sơ đồ chỉ nên có một mức chi tiết. Trộn một khối lớn kiểu Hệ thống quản lý cạnh một khối nhỏ kiểu Hàm kiểm tra định dạng email làm người đọc mất phương hướng.

Số khối hợp lý là khoảng năm tới chín. Nhiều hơn thì chia thành nhiều sơ đồ theo tầng: một sơ đồ tổng thể, rồi mỗi khối lớn có sơ đồ chi tiết riêng.

Cách chia theo tầng này làm quyển dễ đọc hơn hẳn một sơ đồ ba mươi khối nhồi vào một trang A4.

Quy tắc về bố cục

• Luồng chính đi theo một hướng — từ trên xuống hoặc từ trái sang phải. Chọn một hướng và giữ.
• Hạn chế đường cắt nhau. Đường cắt nhau là dấu hiệu bố trí khối chưa hợp lý; thử đổi vị trí khối trước khi chấp nhận.
• Mọi mũi tên phải có hướng rõ, và nếu quan hệ hai chiều thì vẽ hai mũi tên hoặc mũi tên hai đầu.
• Ghi nhãn trên đường khi nội dung truyền đi không hiển nhiên.
• Kích thước khối đều nhau trừ khi cố ý nhấn mạnh.

Quy tắc cho lưu đồ

• Dùng đúng ký hiệu: hình thoi cho điều kiện, chữ nhật cho xử lý, hình bầu dục cho bắt đầu và kết thúc, hình bình hành cho nhập xuất.
• Mỗi hình thoi có đúng hai nhánh ra, và ghi nhãn đúng sai trên cả hai. Thiếu nhãn là lỗi bị bắt rất nhanh.
• Có điểm kết thúc. Lưu đồ không có điểm ra là lưu đồ sai.
• Vòng lặp vẽ rõ đường quay lại và điều kiện thoát.

Năm lỗi làm sơ đồ khó đọc

• Chữ quá nhỏ. Vẽ trên màn hình lớn rồi thu vào khổ A4 là chữ thành không đọc được. Kiểm trên bản in.
• Quá nhiều màu. Màu nên mang ý nghĩa — cùng loại thì cùng màu. Bảy màu ngẫu nhiên làm sơ đồ rối hơn là đơn sắc.
• Chỉ phân biệt bằng màu. Nhiều quyển in đen trắng, nên thông tin phải còn đọc được khi mất màu. Dùng thêm hình dạng hoặc nét viền khác nhau.
• Chụp màn hình từ phần mềm rồi dán vào. Ra hình mờ. Xuất ra định dạng vector nếu phần mềm hỗ trợ.
• Sơ đồ không khớp với thứ đã làm. Vẽ từ đầu kỳ rồi hệ thống thay đổi mà không quay lại sửa. Đây là lỗi nội dung chứ không phải hình thức, và hội đồng rất hay bắt bằng cách đối chiếu sơ đồ với sản phẩm.

Mẹo vẽ nhanh

• Vẽ nháp trên giấy trước. Sắp xếp khối bằng tay nhanh hơn kéo thả trên máy, và bạn thấy ngay chỗ nào rối.
• Dùng công cụ vẽ sơ đồ chuyên dụng thay vì vẽ bằng hình khối trong trình soạn thảo văn bản — kết quả đều hơn và sửa dễ hơn.
• Giữ tệp gốc, đừng chỉ giữ ảnh đã xuất. Bạn sẽ phải sửa sơ đồ vài lần theo góp ý.
• Đưa một người chưa biết đề tài xem sơ đồ và hỏi họ hiểu gì. Nếu họ nói sai hoàn toàn thì sơ đồ chưa đạt.

Câu hỏi thường gặp