Định dạng là phần ai cũng coi nhẹ cho tới tuần cuối, rồi mất hai ba ngày vật lộn với mục lục lệch số trang và hình bảng đánh số sai.
Toàn bộ phần đó có thể rút xuống một buổi, nếu bạn thiết lập đúng ngay từ khi bắt đầu viết thay vì sửa ở cuối.
Việc số một: dùng kiểu định dạng, đừng định dạng tay
Đây là gốc rễ của mọi thứ còn lại.
Thay vì bôi đen tiêu đề rồi chỉnh cỡ chữ và in đậm bằng tay, hãy gán kiểu cho nó — Tiêu đề 1 cho tên chương, Tiêu đề 2 cho mục lớn, Tiêu đề 3 cho mục nhỏ, và một kiểu riêng cho phần thân bài.
Làm vậy thì:
- Mục lục sinh tự động và cập nhật số trang bằng một cú bấm.
- Đổi định dạng toàn quyển chỉ cần sửa kiểu một lần, thay vì sửa hai trăm chỗ.
- Đánh số chương mục tự động — thêm hay bớt một mục thì mọi số sau đó tự chạy lại.
Thiết lập mất ba mươi phút ở đầu và tiết kiệm nhiều ngày ở cuối. Nếu bộ môn có tệp mẫu đã cài sẵn kiểu thì dùng luôn tệp đó, đừng tự dựng lại.
Đánh số hình bảng tự động
Dùng chức năng chú thích có sẵn của phần mềm soạn thảo để đánh số hình và bảng theo chương. Khi bạn chèn thêm một hình vào giữa, mọi hình sau đó tự đánh số lại.
Và khi nhắc tới hình trong phần chữ, dùng tham chiếu chéo thay vì gõ tay số hiệu. Gõ tay thì thêm một hình là sai hàng loạt, mà sai kiểu đó rất khó rà.
Danh mục hình và danh mục bảng cũng sinh tự động từ các chú thích này.
Tài liệu tham khảo
Có hai cách, chọn theo số lượng:
- Dưới hai mươi nguồn: làm tay cũng được, nhưng phải thống nhất định dạng và sắp xếp đúng quy định của bộ môn.
- Nhiều hơn, hoặc bạn định viết bài báo sau: dùng một phần mềm quản lý tài liệu tham khảo. Nó lưu nguồn, chèn trích dẫn vào bài, và sinh danh mục theo đúng kiểu — đổi kiểu trích dẫn chỉ mất một cú bấm.
Lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý không phải ở lúc làm quyển này, mà là bạn xây được một thư viện nguồn dùng lại cho những lần sau.
⚠️ Dù dùng cách nào, soát lại danh mục bằng mắt trước khi nộp. Phần mềm lấy dữ liệu từ nguồn nhập vào, mà dữ liệu đó có thể thiếu hoặc sai — thiếu tên tạp chí, sai năm, tên tác giả viết hoa lộn xộn.
Những chỗ hay sai còn lại
- Đánh số trang. Phần đầu quyển thường đánh số kiểu khác phần nội dung, và một số trang không đánh số. Việc này làm bằng cách chia đoạn trong tệp, không phải bằng cách tách thành nhiều tệp rồi ghép khi in.
- Ngắt trang trước mỗi chương. Dùng lệnh ngắt trang, đừng nhấn xuống dòng nhiều lần — sửa một chữ ở trên là cả quyển xô lệch.
- Hình bị trôi. Đặt hình ở chế độ nằm cùng dòng văn bản thay vì thả nổi, nếu không thì hình sẽ nhảy sang trang khác khi bạn sửa chữ.
- Phông chữ không có trên máy khác. Dùng phông phổ biến theo mẫu của bộ môn. Và xuất một bản định dạng cố định để in, tránh chuyện mở trên máy khác thì bố cục vỡ.
Trước khi in
- Cập nhật lại toàn bộ mục lục, danh mục hình, danh mục bảng — chúng không tự cập nhật khi bạn sửa nội dung.
- Kiểm mọi tham chiếu chéo không còn lỗi.
- In thử một bản và soi trên giấy. Lỗi bố cục nhìn trên giấy rõ hơn hẳn trên màn hình.
- Kiểm lề gáy. Quyển đóng bìa mất một phần lề trái — lề sát quá thì chữ chui vào gáy, đọc không được.
- Mở bản xuất ra trên một máy khác để chắc chắn không vỡ.
Mục cuối cùng là mục hay bị bỏ và hay gây sự cố nhất ở hàng in.
Câu hỏi thường gặp
Việc quan trọng nhất khi định dạng quyển là gì?
Dùng kiểu định dạng thay vì chỉnh tay từng chỗ. Gán kiểu cho tiêu đề chương và mục thì mục lục sinh tự động, đổi định dạng toàn quyển chỉ cần sửa một lần, và đánh số chương mục tự chạy lại.
Đánh số hình bảng thế nào cho không sai?
Dùng chức năng chú thích của phần mềm để đánh số tự động theo chương, và khi nhắc tới hình trong phần chữ thì dùng tham chiếu chéo thay vì gõ tay số hiệu.
Có nên dùng phần mềm quản lý tài liệu tham khảo không?
Nên khi có nhiều hơn khoảng hai mươi nguồn hoặc định viết bài báo sau. Lợi ích lớn nhất là xây được thư viện nguồn dùng lại cho những lần sau. Vẫn phải soát danh mục bằng mắt trước khi nộp.
Vì sao hình hay bị trôi sang trang khác?
Do đặt hình ở chế độ thả nổi. Nên đặt hình nằm cùng dòng văn bản thì nó không nhảy khi bạn sửa chữ ở phần trên.
Cần kiểm gì trước khi in?
Cập nhật lại mục lục và các danh mục vì chúng không tự cập nhật, kiểm tham chiếu chéo, in thử một bản soi trên giấy, kiểm lề gáy vì đóng bìa mất một phần lề trái, và mở bản xuất trên một máy khác.
