Thành viên hội đồng thường có nhiều quyển phải đọc trong thời gian ngắn. Cách đọc thực tế của họ là: đọc kỹ mở đầu, đọc kỹ kết luận, rồi lướt phần giữa và dừng ở chỗ nào có vẻ đáng hỏi.
Hai phần đó chiếm chưa tới một phần mười độ dài quyển nhưng định phần lớn ấn tượng.
Phần mở đầu gồm gì
Thường có năm mục, mỗi mục vài đoạn:
- Lý do chọn đề tài.
- Mục tiêu.
- Đối tượng và phạm vi.
- Phương pháp nghiên cứu.
- Bố cục quyển.
Lý do chọn đề tài là chỗ sinh viên hay viết sáo nhất. Những câu kiểu trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ hoặc cùng với sự phát triển của nền kinh tế đúng với mọi đề tài trên đời nên không nói lên điều gì.
Cách viết có sức: đi từ một vấn đề cụ thể. Ai đang gặp khó khăn gì, biểu hiện ra sao, hậu quả thế nào, và vì sao cách làm hiện tại chưa ổn. Ba đoạn như vậy mạnh hơn hẳn hai trang khái quát.
Mục tiêu phải viết sao cho kiểm được, và phải khớp với kết luận ở cuối quyển. Đây là cặp mà người chấm hay đối chiếu nhất.
Phạm vi nói rõ làm gì và không làm gì. Phần không làm bảo vệ bạn khi bị hỏi.
Phần kết luận gồm gì
Ba mục, theo thứ tự:
1. Kết quả đạt được. Nói thẳng đã làm được gì, bám sát từng mục tiêu đã nêu ở đầu. Kèm con số nếu có.
Cách kiểm nhanh: đặt phần mục tiêu và phần kết quả cạnh nhau. Mỗi mục tiêu phải có một dòng tương ứng ở kết quả. Mục tiêu nào không có dòng tương ứng thì hoặc bạn chưa làm, hoặc bạn quên viết — cả hai đều phải xử lý trước khi nộp.
2. Hạn chế. Nói thẳng những gì chưa làm được và vì sao.
Nhiều sinh viên bỏ mục này vì sợ mất điểm. Ngược lại: quyển không có phần hạn chế khiến người chấm nghĩ bạn không biết công trình của mình yếu ở đâu. Và hội đồng sẽ tìm ra hạn chế đó dù bạn có viết hay không — viết trước thì bạn kiểm soát được cách nó được nhìn nhận.
3. Kiến nghị và hướng phát triển. Đây là mục hay bị viết cho có nhất.
Kiến nghị vô giá trị nghe như: cần nghiên cứu sâu hơn, cần mở rộng phạm vi, cần áp dụng công nghệ hiện đại.
Kiến nghị có giá trị thì cụ thể tới mức người sau đọc xong biết phải bắt đầu từ đâu: Mô hình hiện chỉ xét trường hợp tải tĩnh. Hướng tiếp theo là bổ sung tải động theo tiêu chuẩn X, cần thêm dữ liệu đo rung trong sáu tháng và một cảm biến loại Y.
Và đây là chỗ những thất bại trong quá trình làm trở nên hữu ích — chúng chính là nguyên liệu cho mục này.
Hai lỗi làm hỏng ấn tượng
Kết luận không khớp mục tiêu. Đầu quyển nói sẽ làm ba việc, cuối quyển báo cáo hai việc khác. Nguyên nhân thường là viết mục tiêu từ đầu kỳ rồi đề tài chuyển hướng mà không quay lại sửa.
Cách chặn: chốt phần mục tiêu sau cùng, khi đã biết mình thật sự làm được gì.
Kết luận nói quá. Dùng những từ như hoàn toàn giải quyết, tối ưu, vượt trội khi chưa có bằng chứng.
Người chấm sẽ hỏi bằng chứng ngay, và không có thì bạn mất uy tín cho cả quyển. Nói đúng mức thứ mình đo được luôn an toàn và thường được đánh giá cao hơn.
Phần tóm tắt
Nhiều mẫu yêu cầu một trang tóm tắt ở đầu. Viết nó sau cùng, và giữ đúng bốn ý trong khoảng một trang: vấn đề, cách làm, kết quả chính kèm số, ý nghĩa.
Đây là phần nhiều người đọc nhất và ít người viết kỹ nhất. Dành cho nó một buổi riêng thay vì viết vội trước khi in.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao mở đầu và kết luận quan trọng hơn độ dài của chúng?
Vì thành viên hội đồng có nhiều quyển phải đọc trong thời gian ngắn, nên cách đọc thực tế là đọc kỹ mở đầu và kết luận rồi lướt phần giữa.
Lý do chọn đề tài nên viết thế nào?
Đi từ một vấn đề cụ thể: ai đang gặp khó khăn gì, biểu hiện ra sao, hậu quả thế nào, vì sao cách làm hiện tại chưa ổn. Ba đoạn như vậy mạnh hơn hai trang khái quát kiểu trong thời đại công nghệ phát triển.
Làm sao kiểm kết luận có khớp mục tiêu không?
Đặt phần mục tiêu và phần kết quả cạnh nhau — mỗi mục tiêu phải có một dòng tương ứng ở kết quả. Nên chốt phần mục tiêu sau cùng khi đã biết mình thật sự làm được gì.
Có nên viết phần hạn chế không?
Có. Quyển không có phần hạn chế khiến người chấm nghĩ bạn không biết công trình mình yếu ở đâu, mà hội đồng sẽ tìm ra dù bạn có viết hay không — viết trước thì bạn kiểm soát được cách nó được nhìn nhận.
Kiến nghị thế nào là có giá trị?
Cụ thể tới mức người sau đọc xong biết bắt đầu từ đâu — nêu rõ hiện chỉ xét trường hợp nào, hướng tiếp theo cần bổ sung gì, cần thêm dữ liệu hay thiết bị nào. Câu kiểu cần nghiên cứu sâu hơn là vô giá trị.
