Nhiều đồ án môn học và một số đồ án tốt nghiệp làm theo nhóm. Nhóm hỏng hiếm khi vì thiếu năng lực — hỏng vì cách chia việc và vì không ai nói gì khi có người biến mất.
Ba kiểu chia việc
Kiểu 1: chia theo chức năng. Mỗi người một mảng — người làm giao diện, người làm xử lý dữ liệu, người làm báo cáo.
Được: rõ ràng, ai làm gì biết ngay.
Mất: hai rủi ro lớn. Một là mỗi người chỉ hiểu phần của mình, tới lúc bảo vệ bị hỏi phần người khác thì đứng hình — mà hội đồng hay hỏi chéo đúng chỗ đó. Hai là phần ghép vào nhau không ai nhận, và nó luôn khó hơn dự tính.
Kiểu 2: chia theo giai đoạn. Cả nhóm cùng làm bước một, xong cùng sang bước hai.
Được: ai cũng hiểu toàn bộ.
Mất: chậm, và dễ rơi vào cảnh ba người ngồi nhìn một người gõ.
Kiểu 3: chia theo chức năng nhưng có người chịu trách nhiệm ghép. Mỗi người một mảng như kiểu 1, nhưng phần ghép là một đầu việc riêng, có tên người và có thời hạn, và cả nhóm họp đọc chéo phần của nhau trước khi nộp.
Kiểu 3 là kiểu dùng được. Hai kiểu đầu đều hỏng ở chỗ đã biết trước.
Việc phải làm trong buổi họp đầu
Nửa tiếng ở đây tiết kiệm nhiều tuần cãi nhau về sau. Chốt và viết ra:
- Ai làm gì, cụ thể tới mức nhìn vào biết đã xong hay chưa.
- Hạn của từng phần, đặt sớm hơn hạn thật ít nhất một tuần.
- Ai chịu trách nhiệm ghép và ghép vào lúc nào.
- Ai giữ bản chính của tài liệu và mã nguồn.
- Họp bao lâu một lần, ở đâu hoặc qua kênh nào.
- Làm gì khi một người trễ — nói trước lúc chưa ai trễ thì dễ, nói lúc đã trễ thì thành xung đột.
Viết ra không phải vì nghi ngờ nhau. Viết ra để ba tuần sau không ai nhớ khác nhau về cùng một thoả thuận.
Giữ bài chung ở đâu
Quy tắc: một nơi duy nhất là bản chính, mọi người làm trên đó.
- Tài liệu: dùng một dịch vụ soạn thảo trực tuyến cho phép nhiều người sửa cùng lúc và xem được lịch sử. Gửi tệp qua lại qua tin nhắn là cách chắc chắn nhất để có năm bản khác nhau và không ai biết bản nào mới.
- Mã nguồn: dùng hệ quản lý phiên bản, kho riêng tư. Nén cả thư mục rồi gửi cho nhau là cách làm mất việc của nhau.
- Dữ liệu và ảnh: một thư mục đám mây chung, đặt tên tệp theo quy ước thống nhất từ đầu.
Và ai cũng phải có quyền truy cập, không để một người giữ chìa khoá duy nhất — người đó ốm hay bận là cả nhóm đứng.
Khi một người không làm
Tình huống khó nhất, và cách xử lý sai phổ biến nhất là im lặng gánh hộ cho tới phút cuối. Gánh hộ hại cả ba bên: bạn kiệt sức, người kia không học được gì, và thầy chấm sai vì không biết sự thật.
Làm theo thứ tự:
- Hỏi riêng trước. Có khi có lý do thật — ốm, việc nhà, đang nợ môn nặng. Biết rồi thì chia lại việc cho hợp.
- Ghi lại các mốc đã hẹn và kết quả, không phải để tố nhau mà để mọi người nhìn cùng một thực tế.
- Nếu vẫn không chuyển, báo thầy sớm — giữa kỳ, không phải tuần cuối. Thầy có thể chia lại phạm vi, điều chỉnh cách chấm, hoặc tách đề tài.
Báo giữa kỳ là báo để giải quyết. Báo tuần cuối là tố cáo, và lúc đó thầy cũng không còn cách nào cứu.
Trước khi nộp: đọc chéo
Phần này hay bị bỏ và luôn để lại dấu vết trong quyển:
- Giọng văn lệch nhau giữa các chương vì mỗi người viết một kiểu.
- Thuật ngữ không thống nhất — cùng một khái niệm ba chương gọi ba tên.
- Số liệu mâu thuẫn giữa chương này và chương kia.
- Trùng nội dung vì hai người cùng viết phần tổng quan.
Dành một buổi cuối cho cả nhóm đọc chéo toàn bộ. Mỗi người đọc phần người khác viết — người viết không nhìn ra lỗi của chính mình.
Chuẩn bị bảo vệ theo nhóm
Hội đồng thường hỏi chéo để kiểm xem từng người có thật sự tham gia không. Vì vậy:
- Mỗi người phải nắm được toàn bộ đề tài ở mức trả lời được câu hỏi cơ bản, không chỉ phần mình.
- Tập hỏi nhau trước buổi bảo vệ, mỗi người hỏi phần mình cho ba người kia.
- Nói rõ phân công trong quyển và khi trình bày. Minh bạch có lợi cho người làm nhiều, và cũng công bằng với người làm ít.
Câu hỏi thường gặp
Chia việc trong đồ án nhóm kiểu nào là hợp lý?
Chia theo chức năng nhưng phần ghép phải là một đầu việc riêng có tên người và thời hạn, cộng thêm buổi đọc chéo trước khi nộp. Chia thuần theo chức năng thì phần ghép không ai nhận.
Buổi họp nhóm đầu tiên cần chốt những gì?
Ai làm gì cụ thể tới mức nhìn vào biết đã xong chưa, hạn từng phần đặt sớm hơn hạn thật một tuần, ai chịu trách nhiệm ghép, ai giữ bản chính, họp bao lâu một lần, và làm gì khi có người trễ.
Nên giữ tài liệu và mã nguồn chung ở đâu?
Một nơi duy nhất là bản chính: tài liệu dùng dịch vụ soạn thảo trực tuyến có lịch sử, mã nguồn dùng hệ quản lý phiên bản với kho riêng tư. Gửi tệp qua lại qua tin nhắn là cách chắc chắn có năm bản khác nhau.
Một thành viên không làm thì xử lý sao?
Hỏi riêng trước vì có thể có lý do thật, ghi lại các mốc đã hẹn và kết quả, và nếu vẫn không chuyển thì báo thầy từ giữa kỳ chứ không phải tuần cuối. Im lặng gánh hộ hại cả ba bên.
Bảo vệ theo nhóm cần chuẩn bị gì thêm?
Mỗi người phải nắm toàn bộ đề tài ở mức trả lời được câu cơ bản vì hội đồng hay hỏi chéo, tập hỏi nhau trước buổi bảo vệ, và nói rõ phân công trong quyển lẫn khi trình bày.
